ในการประกอบธุรกิจต้องมีกิจกรรมหลักที่จำเป็นต่อการดำเนินงานเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของกิจการหลายลักษณะกิจกรรม อันประกอบไปด้วย

• การตลาด เพื่อแสวงหารายได้จากกลุ่มลูกค้าหลักและพยายามขยายส่วนแบ่งทางการตลาดรวมทั้งส่งเสริมการขายในรูปแบบต่าง ๆ 
• การผลิต/การให้บริการ เพื่อสรรสร้างสินค้าและให้บริการที่ตอบสนองความพึงพอใจและความต้องการของลูกค้า พยายามหารูปแบบสินค้าและบริการใหม่ ๆ เพื่อสร้างความแตกต่างที่โดดเด่นเหนือคู่แข่งขัน
• การเงิน เพื่อวางแผนเกี่ยวกับการจัดสรรทรัพยากรขององค์กรให้เกิดผลประโยชน์สูงสุด วางแผนเกี่ยวกับกระแสเงินสดรับ - จ่ายเพื่อให้องค์กรมีต้นทุนทางการเงินที่ต่ำที่สุด
• งานด้านทรัพยากรบุคคล เพื่อสรรหาบุคลากรที่มีคุณภาพเข้ามาปฏิบัติงานในองค์กรและพัฒนาบุคลากรที่มีอยู่แล้วให้มีศักยภาพสูงสุดสอดคล้องกับนโยบาย รวมทั้งการสร้างแรงจูงใจ ขวัญกำลังใจให้บุคลากรมีความจงรักภักดีและซื่อสัตย์ต่อองค์กร

          การบรรลุผลสำเร็จขององค์กร ต้องมีความเชื่อมโยงของกิจกรรมที่กล่าวมาแล้วระหว่างหน่วยงานต่าง ๆ ซึ่งเกี่ยวข้องกับบุคคลทั้งภายในและภายนอกองค์กร โดยอาศัยข้อมูลทั้งที่เกี่ยวข้องกับตัวเงินและไม่เกี่ยวข้องกับตัวเงิน รายงานทางการบัญชี ถือเป็นข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับตัวเงินและเป็นเครื่องมือทางการบริหารที่สำคัญ ซึ่งผู้บริหารนำมาใช้ประโยชน์ในการจัดการองค์กรในทุกด้านไม่ว่าจะเป็น การวางแผน การสั่งการ การควบคุมและการประเมินผลการปฏิบัติงาน โดยมีการวิเคราะห์สาเหตุ ข้อแตกต่างที่ไม่น่าพอใจ หาแนวทางเพื่อการแก้ไข พัฒนาและปรับปรุงไปในทิศทางที่ต้องการ ผู้ใช้รายงานทางบัญชี จะประกอบด้วยบุคคล 2 กลุ่ม

• กลุ่มแรก คือ ผู้ใช้ภายในองค์กร (Internal user) อันได้แก่ คณะกรรมการบริษัท กรรมการผู้จัดการ ผู้จัดการฝ่าย และผู้จัดการ เป็นต้น
• กลุ่มที่สอง คือ ผู้ใช้ภายนอกองค์กร (External user) อันได้แก่ ผู้ถือหุ้น เจ้าหนี้ ผู้ลงทุน รวมทั้งส่วนราชการ เช่น กรมสรรพากร กรมสรรพสามิต กรมพัฒนาธุรกิจการค้า เป็นต้น

          การจัดทำรายงานทางการบัญชี เพื่อผู้ใช้ภายในองค์กร ซึ่งคือผู้บริหาร โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อค้นหาจุดบกพร่องของการดำเนินงานและหาแนวทางปรับปรุงประสิทธิภาพ ในการเพิ่มศักยภาพการแข่งขันทางธุรกิจ จึงมีความสำคัญเป็นอย่างมาก ข้อมูลที่นำเสนอควรจะต้องมีคุณลักษณะดังนี้

• ข้อมูลมีความถูกต้อง เชื่อถือได้
• ข้อมูลมีความเกี่ยวข้องกับปัญหาที่ต้องใช้ประกอบการตัดสินใจของผู้บริหาร
• ข้อมูลสามารถจัดหาได้อย่างรวดเร็ว และทันต่อเวลาในการตัดสินใจ - ข้อมูลมีรูปแบบที่ง่ายในการทำความเข้าใจ
• ข้อมูลต้องมีผลประโยชน์คุ้มค่ากับต้นทุนหรือค่าใช้จ่ายที่จ่ายไป

          ผู้บริหารในแต่ละระดับมีความต้องการข้อมูลที่แตกต่างกันไปตามลักษณะความรับผิดชอบ ดังนั้นแนวทางในการนำเสนอรูปแบบการรายงานข้อมูลทางการบัญชีสำหรับผู้บริหารในระดับต่าง ๆ ควรเป็นดังนี้ ระดับของหน่วยงาน รูปแบบของรายงาน

1. ระดับแผนก - ต้องการรายละเอียดเพื่อการวิเคราะห์ความถูกต้องของ ข้อมูลการปฏิบัติงานประจำวัน - สรุปรายงานประจำวัน/สัปดาห์/เดือน
2. ระดับฝ่าย - ต้องการรายละเอียดการเปรียบเทียบ รายได้ ต้นทุน ค่าใช้จ่าย กำไรขาดทุน - การวิเคราะห์เฉพาะเรื่องที่เกี่ยวข้อง
3. ระดับกรรมการผู้จัดการ/บริษัท - ต้องการทราบภาพรวมของบริษัท กำไรขาดทุน - วิเคราะห์ฐานะการเงิน - วิเคราะห์การแข่งขันของกิจการ
4. ระดับกลุ่มบริษัท/กลุ่มธุรกิจ - ต้องการทราบภาพรวมกลุ่มธุรกิจ/บริษัทในเครือ - ภาวะการแข่งขันของอุตสาหกรรม - แนวโน้มการเติบโตของอุตสาหกรรม
5. คณะกรรมการบริษัท - ต้องการทราบภาพรวมของกลุ่มบริษัทในเครือ - ต้องการทราบงบการเงินรวม - การปรับเปลี่ยนนโยบายโดยรวม

          นอกจากนี้ นักบัญชีควรต้องมีการวิเคราะห์ข้อมูลทางการบัญชีร่วมกับข้อมูลด้านอื่น ๆ ได้แก่ ข้อมูลด้านการตลาด ข้อมูลด้านการผลิต ข้อมูลด้านทรัพยากรบุคคล และวิเคราะห์ผลกระทบของสภาวะเศรษฐกิจโดยรวมที่มีต่อธุรกิจ เพื่อช่วยให้ผู้บริหารได้มีข้อมูลประกอบการตัดสินใจในหลายมุมมองและก่อให้เกิดผลประโยชน์สูงสุดต่อองค์กร

ที่มา: จุลสาร คณะบัญชี มหาวิทยาลัยกรุงเทพ