ทำไมการแยกข้อมูลปีก่อน ไปเก็บต่างหากเป็นปีๆ จึงไม่สามารถออกรายงานต้นทุนที่ถูกต้อง
ตามข้อกำหนดของ IFRS (International Financial Report Standard)?
ระบบบัญชีที่สมบูรณ์แบบซึ่งรองรับการเก็บข้อมูลได้ไม่จำกัดปีนั้น สามารถ tracking ต้นทุนได้อย่างสมบูรณ์ จึงสามารถรองรับข้อกำหนดที่เข้มข้นของ IFRS ได้ ขณะที่ระบบที่เก็บข้อมูลได้จำกัดปียังต้องแก้ไขอีกมาก เพื่อให้สามารถทำตามข้อกำหนดได้
ในปัจจุบันนี้ ระบบบัญชีที่ยังไม่สมบูรณ์ มักจะแก้ปัญหาเฉพาะหน้า โดยการแนะนำให้ผู้ใช้แยกเก็บข้อมูลของปีก่อนๆเอาไว้ที่อื่นนอกฐานข้อมูลที่ใช้งานอยู่ประจำ โดยหวังว่าจะสามาถออกรายงานทางการเงินย้อนหลังได้ตามข้อกำหนดของ IFRS
แต่ในความเป็นจริงนั้น การหาทางออกแบบฉาบฉวยนี้ ไม่สามารถแก้ปัญหาต้นทุนที่ผิดพลาดในระบบได้!
Case study : กิจการหนึ่ง ตีราคาสินค้าคงคลังด้วยวิธี FIFO (First In First Out) มีการซื้อสินค้าแล้วเก็บข้ามปี โดยไม่มีการขายแม้แต่รายการเดียวตลอดระยะเวลา 2 ปี จนกระทั่งปีที่ 3 จึงได้ขายสินค้านั้นไป
เหตุผลคืออะไร? เราจะเจาะลึกวิธีการเก็บข้อมูลทางด้านต้นทุนของระบบที่สมบูรณ์แบบเปรียบเทียบกับระบบที่ยังต้องแก้ไขให้ได้ตามข้อกำหนดของ IFRS ให้ชัดเจน โดยจะสมมุติกรณีที่ง่ายที่สุด ดังนี้
เรามาดูขั้นตอนและวิธีการทำงานของระบบรวมทั้งการเก็บตัวเลขต้นทุนของทั้ง 2 แบบดังนี้
การทำงานของระบบที่ไม่สมบูรณ์ |
|
การทำงานของระบบที่สมบูรณ์ |
||||||
|
ปี |
รายการซื้อขาย |
จำนวน |
ราคา |
|
ปี |
รายการซื้อขาย |
จำนวน |
ราคา |
|
2007 |
ซื้อ |
10 |
100.00 |
|
2007 |
ซื้อ |
10 |
100.00 |
|
|
ซื้อ |
20 |
↓ 110.00 |
|
|
ซื้อ |
20 |
110.00 |
|
2008 |
ยุบรายการและเฉลี่ยต้นทุน |
30 |
↓ 106.67 |
|
2008 |
ไม่ต้องยุบรายการ |
|
|
|
|
ซื้อ |
10 |
110.00 |
|
|
ซื้อ |
10 |
110.00 |
|
2009 |
ยุบรายการและเฉลี่ยต้นทุน |
40 |
↓ 107.50 |
|
2009 |
ไม่ต้องยุบรายการ |
|
|
|
|
ขาย |
5 |
107.50 |
|
|
ขาย |
5 |
100.00 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ตารางฝั่งซ้ายมือคือระบบที่ไม่สมบูรณ์ แสดงให้เห็น flow ของตัวเลขต้นทุนที่ถูกรวบและเฉลี่ยในทุกครั้งที่ขึ้นปีใหม่ ก่อนที่ข้อมูลของปีก่อนๆจะถูกลบ ซึ่งเป็นผลกระทบมาจากการที่ระบบไม่สามารถเก็บข้อมูลข้ามปีได้ ทำให้ต้นทุนขายที่ควรเป็นแบบ FIFO กลายเป็นต้นทุนแบบ average ไปโดยไม่มีทางเลือก นำมาซึ่งความยากต่อการตรวจสอบย้อนหลังและทำให้ต้นทุนขายของรายการขายในปีปัจจุบันที่ควรมีค่าเป็น 100.00 บาท (ตามตารางด้านขวามือ) กลายเป็นต้นทุนอยู่ที่ 107.50 บาท
เมื่อข้อมูลปีปัจจุบันผิดพลาดไปแล้ว อันเป็นผลกระทบจากการล้างรายการปีก่อน แม้ว่าจะนำข้อมูลในปีก่อนๆมาออกรายงานรวมกับข้อมูลปีปัจจุบัน ก็ได้ตัวเลขต้นทุนที่ผิดพลาดอยู่นั่นเอง ดังนั้นการแก้ปัญหาที่ถูกต้องก็คือ การทำให้ระบบสามารถรองรับการเก็บข้อมูลไว้ได้นานเพียงพอต่อการประมวลผลของระบบ เพื่อให้ได้ข้อมูลที่สมบูรณ์
(ที่มา: Crystal Soft PLC)
