ทำไมจึงควรเก็บข้อมูลได้มากกว่า 2 ปี ตามข้อกำหนดของ IFRS (International Financial Report Standard)?

ในอดีตที่ระบบบัญชีและ ERP ยังไม่ได้เป็น computerized อย่างสมบูรณ์นั้น การเก็บข้อมูลยังสามารถทำด้วยกระดาษและนำมาตรวจสอบได้ แต่ ณ วันนี้ โลกกำลังเข้าสู่ยุค paperless รวมทั้งแรงกดดันจากการแข่งขันลดต้นทุน แรงกดดันทางด้านการแข่งขันด้านประสิทธิภาพ และข้อเรียกร้องถึงความรับผิดชอบต่อปัญหาภาวะโลกร้อน ทำให้ภาระของระบบบัญชีและ ERP ไม่ใช่จบเพียงแค่ทำธุรกรรมด้วยระบบคอมพิวเตอร์เท่านั้น แต่ยังรวมถึง การรองรับกลยุทธ์ขององค์กร การวางแผนทั้งระยะสั้นและกลาง รวมทั้งความโปร่งใส และความรับผิดชอบต่อสังคมด้วย

ในด้านหนึ่ง การเกิดขึ้นของ IFRS จึงเป็นเสมือนกระจกสะท้อนการเปลี่ยนแปลงของมาตรฐานการดำเนินธุรกิจ มาตรฐานใหม่ที่เกิดขึ้น IFRS จึงมิใช่การกำหนดขึ้นมาจากทฤษฏีเท่านั้น แต่รวมถึงการรวบรวมปัญหาในอดีต เพื่อให้เกิดผลที่ดีกว่าอย่างแท้จริง 
เป็นที่ทราบมาก่อนแล้วว่า กรมสรรพากรกำหนดให้เก็บข้อมูลทางการบัญชีถึง 5 ปี แต่ในทางปฏิบัติ กลับมีระบบบัญชีคอมพิวเตอร์และ ERP น้อยตัวมากที่สามารถเก็บข้อมูลได้มากกว่า 1 ปี! และนำมาซึ่งปัญหาการดำเนินกิจการและการตรวจสอบ เนื่องจากระบบที่ไม่สามารถตรวจสอบได้อย่างเจาะลึก กลับเป็นจุดโหว่ของการทุจริต ทั้งระดับนโยบายและระดับปฏิบัติการได้อย่างแนบเนียน และเป็นสาเหตุหนึ่งของการเกิดวิกฤติศรัทธาด้านความโปร่งใสของกิจการระดับโลกหลายกิจการ ดังเป็นที่ทราบกันอยู่ 
ดังนั้นข้อกำหนดของ IFRS ที่ต้องการให้มีการเก็บข้อมูลแบบเจาะลึกและตรวจสอบได้ในกรอบของเวลาที่มากกว่าเดิม จึงเป็นสิ่งจำเป็นและหลีกเลี่ยงไม่ได้ และมีความเป็นไปได้ว่าในอนาคตอาจจะมีการขยายเวลาการเก็บข้อมูลให้นานกว่ามาตรฐานล่าสุดนี้เช่นกัน

สาเหตุหลักที่ทำให้การคำนวณต้นทุนผิดพลาด และ ตรวจสอบได้ยาก ดูได้จากรูป

(ที่มา: Crystal Soft PLC)