ประเด็นด้านบัญชีในการตรวจสอบสินค้าคงเหลือ

      บทความนี้เสนอแนวทางการตรวจสอบสินค้าคงเหลือและวงจรการจัดเก็บสินค้าในคลังสินค้า (Audit of the Inventory and Warehousing Cycle) ซึ่งขอเน้นย้ำว่ารายการบัญชีที่เกี่ยวกับสินค้าและการจัดเก็บสินค้ามีความสัมพันธ์อย่างใกล้ชิดกับรายการบัญชีประเภทอื่น ยกตัวอย่างเช่น บริษัท นกช้าง จำกัด มีการนำวัตุดิบและแรงงานทางตรงเข้าสู่ระบบการบัญชีสินค้าและการจัดเก็บสินค้า บริษัทฯก็ควรทราบว่าต้องมีฝ่ายต่างๆที่เกี่ยวข้องได้แก่ ฝ่ายจัดซื้อวัตถุดิบ ฝ่ายการเงินซึ่งเป็นผู้จ่ายเงินค่าวัตถุดิบ ฝ่ายบุคคลก็ต้องเสนอจำนวนเงินที่จะจ่ายเงินให้กับพนักงานเป็นค่าแรงงานทางตรง และเมื่อนำวัตถุดิบนั้นไปผลิตได้สินค้าแล้ว ฝ่ายอื่นๆที่ต้องเกี่ยวข้องได้แก่ ฝ่ายขายสินค้าและฝ่ายการเงินซึ่งเป็นผู้เก็บเงิน

      ผู้ตรวจสอบบัญชีจะพบว่าการตรวจสอบสินค้าคงเหลือนั้นมีความสำคัญ โดยเฉพาะการทดสอบยอดคงเหลือสินค้าปลายงวด ืซึ่งอาจต้องใช้เวลานานทั้งการพิสูจน์ความมีอยู่จริง และการตีมูลค่าของสินค้า ทั้งนี้ปัจจัยต่างๆ ที่มีผลทำให้การตรวจสอบมีความซับซ้อนได้แก่ 
      1. สินค้าคงเหลือถือเป็นรายการสำคัญในงบดุล และถือเป็นรายการที่มีมูลค่ามากที่สุดรายการหนึ่งในเงิน ทุนหมุนเวียนของกิจการ 
      2. กิจการอาจมีที่เก็บสินค้าหลายแห่ง ทำให้การควบคุมและการตรวจนับทำได้ยาก แม้ว่าการมีสถานที่เก็บสินค้าหลายแห่งมีประโยชน์ ในเชิงการผลิต และการตลาดเพราะทำให้สินค้าเข้าถึงผู้บริโภค แต่การเก็บสินค้าหลายแห่งนี้ทำให้การตรวจสอบมีความยากลำบากยิ่งขึ้น 
      3. ผู้ตรวจสอบบัญชีมักพบว่าหากกิจการมีสินค้าหลากหลายประเภท การตรวจสอบจะทำได้ยากขึ้น เช่น หากต้องตรวจสอบเครื่องประดับ เคมีภัณฑ์ และชิ้นส่วนอิเล็กทรอนิกส์ ผู้สอบบัญชีอาจเผชิญกับปัญหาการสังเกต การตรวจนับและการวัดมูลค่า 
      4. การวัดมูลค่าสินค้าหลายประเภทมีความยากลำบากเนื่องจากสินค้าอาจมีการล้าสมัย และการปันส่วนต้นทุนการผลิตให้กับสินค้านั้น มีความซับซ้อน 
      5. วิธีวัดมูลค่าต้นทุนมีหลายวิธีซึ่งหากกิจการเลือกที่จะวัดมูลค่าสินค้าวิธีหนึ่งกับบางประเภทสินค้า และใช้วิธีอื่นสำหรับประเภทสินค้าอื่น ก็สามารถกระทำได้ตามหลักการบัญชี แต่วิธีการที่ใช้ต้องใช้อย่างสม่ำเสมอ 
ความหมายของคำว่า “สินค้าคงเหลือ” 
      นักบัญชีให้ความหมายของสินค้าคงเหลือว่า หมายถึง ทรัพย์สินที่กิจการมีไว้เพื่อขายหรืออาจให้ความหมายโดยละเอียดยิ่งขึ้นว่า สินค้าคงเหลือ คือ “สินค้าสำเร็จรูป งานหรือสินค้าระหว่างทำ วัตถุดิบ และวัสดุใช้ในการผลิตเพื่อขายตามปกติของกิจการ 
      1. สินค้าอยู่จริงและครบถ้วน (Existence and Completeness) สินค้าคงเหลือที่แสดงในงบการเงินต้องมีอยู่จริง และมิได้แสดงมูลค่าสูงกว่าความเป็นจริง ทั้งนี้เพราะยอดตัวเลขของบัญชีสินค้าคงเหลือมีผลต่อการคำนวณต้นทุน เพราะหากสินค้าคงเหลือปลายงวดแสดงไว้สูงเกินจริง จะทำให้กิจการแสดงกำไรสุทธิสูงเกินจริงด้วย ดังนั้นการมีอยู่จริงของสินค้าเป็นสิ่งที่ผู้ตรวจสอบต้องเน้น โดยเฉพาะหากกิจการมีการเก็บสินค้าไว้หลายแห่ง หรือมีความเสี่ยงที่สินค้าในบัญชีอาจไม่ตรงกับสินค้าตามที่มีอยู่จริง เช่น กิจการเก็บสินค้าในคลังสินค้าของผู้อื่น กิจการขายสินค้าโดยการฝากขาย และกิจการรับฝากขายสินค้า เป็นต้น 
      2. กิจการเป็นเจ้าของกรรมสิทธิ์ และมีภาระหนี้สินเกี่ยวกับสินค้า (Rights and Obligations) นอกจากการตรวจสอบว่ามีสินค้าอยู่จริงหรือไม่ ผู้ตรวจสอบต้องตรวจสอบให้ทราบว่ากิจการมีกรรมสิทธิ์ ในสินค้าที่ปรากฏในงบการเงินด้วย โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากกิจการมีสินค้าระหว่างทาง สินค้าฝากขาย และสินค้าสั่งทำ จะต้องมีการตรวจสอบอย่างระมัดระวังในเรื่องกรรมสิทธิ์ นอกจากนี้ผู้ตรวจสอบต้องตรวจสอบว่ากิจการมีภาระที่ต้องชำระสินค้าหรือไม่ 
      3. การวัดมูลค่าสินค้าในงบการเงิน (Valuation) การตรวจสอบว่ามูลค่าที่นำมาแสดงในงบการเงินถูกต้องตามที่ควรนั้น ผู้ตรวจสอบควรตรวจสอบ ประเด็นต่างๆ ดังนี้ 
          1) วัตถุดิบที่ซื้อและวัสดุคงเหลือ แสดงด้วยราคาทุนที่ซื้อจากผู้ขาย หักด้วยประมาณจำนวนที่จะได้ลดราคา และเพิ่มด้วยค่าขนส่งที่ต้องจ่าย 
          2) ระบบบัญชีต้นทุนมีความเหมาะสมในการโอนราคาวัตถุดิบ ค่าแรงงานและค่าใช้จ่ายโรงงานไปคิดเป็นต้นทุนการผลิต 
          3) ระบบบัญชีต้นทุนมีความเหมาะสมในการแสดงต้นทุนการผลิต และทำให้การคำนวณราคาสินค้าระหว่างผลิตเหมาะสม 
          4) กิจการได้ใช้วิธีการบัญชีที่รับรองทั่วไปในการโอนต้นทุนต่างๆเข้าเป็นต้นทุนผลิต 
          5) สินค้าคงเหลือต้องมีการตีราคาตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป โดยเฉพาะสินค้าที่ขายได้ช้า และล้าสมัยควรแสดงราคาในงบการเงินไม่สูงกว่ามูลค่าสุทธิที่จะได้รับ 
      4. การแสดงรายการสินค้าคงเหลือในงบการเงินและการเปิดเผยข้อมูล (Presentation and Disclosure) สินค้าคงเหลือต้องแสดงในงบดุลเป็นรายการหนึ่งต่างหากภายใต้สินทรัพย์หมุนเวียน และมีรายละเอียดสินค้าคงเหลือประเภทต่างๆไว้ในหมายเหตุประกอบงบการเงินด้วย ได้แก่ สินค้าสำเร็จรูป สินค้าระหว่างผลิต วัตถุดิบและวัสดุ ส่วนวัสดุโรงงานอาจแสดงรวมกับวัตถุดิบหรือรวมเป็นค่าใช้จ่ายล่วงหน้าก็ได้ นอกจากนี้ในหมายเหตุประกอบงบการเงินให้แสดงหลักเกณฑ์การตีราคา วิธีบัญชีสินค้าคงเหลือ และหากมีสินค้าคงเหลือถูกใช้เป็นหลักประกันหนี้สินต้องแจ้งภาระผูกพันนี้ไว้ด้วย 
      กระบวนการตรวจสอบการซื้อและการผลิตเพื่อได้มาซึ่งสินค้าคงเหลือ การตรวจสอบการซื้อ การผลิต และสินค้าคงเหลือ อาจแบ่งงานออกเป็น 2 ประเภท ดังต่อไปนี้ 
      1. การสอบทานโดยการวิเคราะห์ 
          1.1 วิธีการเปรียบเทียบรายการ เปรียบเทียบ การซื้อสินค้าคงเหลือ และอัตรากำไรขั้นต้นระหว่างปีปัจจุบันกับปีก่อน และทำการ เปรียบเทียบกับกิจการอื่นที่มีลักษณะการประกอบการคล้ายคลึงกัน หากมีการเปลี่ยนแปลงและข้อแต่ต่างเป็นจำนวนมาก ให้สังเกตและหาสาเหตุ 
          1.2 การใช้อัตราส่วนทางการเงิน ให้ผู้ตรวจสอบคำนวณอัตราส่วนทางการเงินที่เกี่ยวข้องกับสินค้า โดยเฉพาะอัตราหมุนเวียนของสินค้าแล้วเปรียบเทียบกับข้อมูลปีก่อน และกิจการอื่นที่มีลักษณะการประกอบการคล้ายคลึงกัน 
      2. วิธีการตรวจสอบ 
          2.1 การสังเกตการตรวจนับสินค้าคงเหลือ(Inventory Observation) 
                การสังเกตการตรวจนับสินค้าคงเหลือ ณ วันสิ้นปี เป็นวิธีการที่ได้ผลที่สุดในการพิสูจน์ ความมีอยู่จริงของสินค้า ด้วยเหตุนี้การสังเกต การตรวจนับสินค้าคงเหลือถือเป็นวิธีการตรวจสอบที่จำเป็นต้องปฏิบัติตามมาตรฐาน การสอบบัญชีรหัส 501 และในด้านภาษีอากร การตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจในความถูกต้องของการเสียภาษีเงินได้นิติบุคคลและภาษีมูลค่าเพิ่ม จำเป็นต้องมีการตรวจนับสินค้าคงเหลือเช่นเดียวกัน อย่างไรก็ดีหากไม่สามารถตรวจนับสินค้าคงเหลือได้แล้ว ผู้ตรวจสอบยังจำเป็นต้องหาวิธีการตรวจสอบอื่น เช่น การสอบทานวิธีการและผลการตรวจนับสินค้าคงเหลือของลูกค้า การทดสอบวิธีการบัญชีเกี่ยวกับการรับ-จ่ายสินค้า และตรวจนับสินค้าคงเหลือบางรายการด้วยตนเองภายหลัง การตรวจนับสินค้าคงเหลือมีประเด็นควรพิจารณาดังนี้ 
            • การสังเกตการณ์ การพิจารณาเรื่องการควบคุมภายในเกี่ยวกับสินค้าคงเหลือและวิธีปฏิบัติที่ถูกต้องเกี่ยวกับการวางแผนและวิธีการตรวจนับของกิจการ 
            • การตรวจนับสินค้าคงเหลือเป็นความรับผิดชอบของผู้บริหารที่ต้องจัดให้มีการตรวจนับสินค้าคงเหลือ 
            • ผู้ตรวจสอบมีหน้าที่เข้าร่วมสังเกตการตรวจนับ และทดสอบการตรวจนับ ต้องเปรียบเทียบผลการทดสอบการตรวจนับที่ทำ โดยผู้ตรวจสอบกับจำนวนที่กิจการตรวจนับได้ 
            • การสังเกตการตรวจนับ ผู้ตรวจสอบต้องดูสภาพและคุณภาพของสินค้าต่างๆด้วย ทั้งนี้สินค้าเก่าหรือล้าสมัย ชำรุดเสียหาย หรือจำหน่ายได้ช้า ให้จดรายละเอียดสินค้าไว้ด้วย เพื่อประโยชน์การตีราคาสินค้าตามวิธีการบัญชีที่รับรองทั่วไป 
            • สินค้าที่ตรวจนับต้องผ่านการตัดยอดการรับและจ่ายสินค้า โดยให้จดเลขที่ใบรับของและใบส่งของฉบับสุดท้ายจนถึงวันที่ตรวจนับรวมสินค้าทั้งสิ้นตามใบรับของที่ลงบัญชีแล้ว และไม่รวมสินค้าที่ได้ทำใบส่งของและลงบัญชีเป็นขายแล้ว 
            • การขายสินค้ารับรู้รายได้เมื่อส่งมอบสินค้า ดังนั้นรายการสินค้าระหว่างทาง จึงไม่ถือเป็นการขาย แต่ถือรวมเป็นส่วนหนึ่งของสินค้าคงเหลือ ถ้าเป็นการส่งสินค้าไปขายต่างประเทศตามปกติ จะรับรู้รายได้เมื่อสินค้าลงเรือเรียบร้อยแล้ว ดังนั้นหากสินค้ายังไม่ลงเรือครบเรียบร้อย ถือว่ายังรวมเป็นสินค้าคงเหลือ 
            • การซื้อสินค้า ตามปกติเมื่อได้รับสินค้าแล้วจึงถือรวมเป็นสินค้าคงเหลือ แต่ถ้าซื้อสินค้าจากต่างประเทศ อาจรับรู้สินค้าในบัญชีก่อนรับสินค้า เช่น บันทึกการซื้อสินค้าจากต่างประเทศ ในบัญชีเมื่อผู้ซื้อรับรองหรือจ่ายเงินตามตั๋วเงินและได้รับใบตราส่งสินค้า(Bill of Lading) แล้ว ดังนั้น หากในวันสิ้นปีมีสินค้าที่ซื้ออยู่ระหว่างการขนส่งให้ถือสินค้าระหว่างทางเป็นส่วนหนึ่งของสินค้าคงเหลือ 
            • สินค้าที่กิจการส่งไปฝากขายคงเหลือในมือลูกค้า ณ วันสิ้นปี ควรถือเป็นสินค้าคงเหลือแต่สินค้าที่กิจการรับฝากขายคงเหลือ ณ วันสิ้นปีต้องไม่รวมเป็นสินค้าคงเหลือ กรณีกิจการฝากสินค้าไว้กับคลังสินค้าผู้อื่น ควรตรวจสอบใบรับของคลังสินค้าเพื่อทราบรายการและปริมาณสินค้าที่ฝากไว้ หรือขอยืนยันยอดสินค้าคงเหลือในคลังสินค้ากับผู้รับฝาก 
          2.2 การตรวจสอบหลักเกณฑ์และวิธีการตีราคาสินค้าคงเหลือ 
                ผู้ตรวจสอบต้องพิจารณาหลักเกณฑ์และวิธีการตรวจสอบสินค้าคงเหลือว่าเป็นไปตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป และปฏิบัติเช่นเดียวกับปีก่อน ให้พิจารณาว่าการตีราคาสินค้าได้ใช้วิธีใดระหว่าง วิธีราคาทุน วิธีราคาทุนหรือราคาตลาดที่ต่ำกว่า และวิธีราคาขาย นอกจากนี้ต้องพิจารณาด้วยว่าราคาทุนที่ใช้นำมาจากวิธีการบัญชีใดระหว่าง FIFO LIFO ราคาทุนถัวเฉลี่ยและต้นทุนมาตรฐาน หากกิจการซื้อสินค้าสำเร็จรูป วัตถุดิบ และวัสดุจากบุคคลภายนอก ให้ตรวจสอบราคาทุนของสินค้าโดยตรวจสอบบิลซื้อ สอบถามผู้ขายหรือเปรียบเทียบกับราคาที่ซื้อจากใบส่งของในระยะสิ้นปี ถ้าซื้อสินค้าจากต่างประเทศ ราคาสินค้าย่อมรวมราคาตามใบกำกับสินค้า ค่าขนส่ง ค่าประกันภัย อากรขาเข้า แต่ไม่รวมกำไรที่บริษัทคิดเพิ่มขึ้นเอง หากต้องการหาราคาตลาดของสินค้า อาจสอบถามแผนกจัดซื้อหรือหาโดยตรงจากตลาด อย่างไรก็ตาม การตรวจสอบให้ทราบราคาสินค้านี้ควรกระทำโดยทดสอบสินค้าบางส่วน 
                การตรวจสอบสินค้าคงเหลือของกิจการอุตสาหกรรม ไม่ว่าจะเป็นสินค้าสำเร็จรูปที่ผลิตขึ้นและสินค้าระหว่างผลิต การทดสอบราคาอาจใช้วิธีสอบทานบัญชีต้นทุนที่กิจการใช้อยู่ ควรมีการทดสอบต้นทุนของสินค้าสำเร็จรูปและสินค้าระหว่างผลิตบางรายการ โดยติดตามรายการโอนวัตถุดิบ ค่าแรงงาน และค่าใช้จ่ายในการผลิต มาเป็นต้นทุนของรายการนั้นๆ จากหลักฐานต่างๆ เช่น ใบเบิกวัตถุและบัตรแสดงเวลาทำงาน เป็นต้น และการคำนวณค่าใช้จ่ายในการผลิตที่โอนเข้าต้นทุนโดยเทียบเคียงกับต้นทุนของปีก่อนๆ ด้วย อย่างไรก็ดี ต้นทุนสินค้าสำเร็จรูปและสินค้าระหว่างผลิตนี้ต้องไม่รวมกำไรที่แผนกหนึ่งคิดเอากับอีกแผนกหนึ่ง 
          2.3 การตรวจสอบการคำนวณราคา 
                การตรวจสอบการคำนวณราคามีจุดประสงค์เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของการคำนวณราคาสินค้าแต่ละรายการ และการรวมยอดในรายละเอียดสินค้าคงเหลือแต่ละหน้า ทั้งนี้มักกระทำโดยการทดสอบสินค้าคงเหลือที่เป็นจำนวนเงินมาก แต่อาจมีการทดสอบสินค้าคงเหลือที่มีจำนวนเงินน้อยบางส่วนด้วย 
          2.4 การตรวจสอบการตัดยอดซื้อ 
                ผู้ตรวจสอบต้องตรวจสอบยอดซื้อเพื่อทราบว่ารายการซื้อที่ลงบัญชีไว้นั้นเป็นรายการซื้อที่ถูกต้องและครบถ้วนของปีปัจจุบัน โดยเปรียบเทียบระหว่างรายการซื้อกับบิลซื้อ ใบรับของและบัญชีรายละเอียดสินค้าสำหรับระยะเวลาตอนสิ้นปีต่อต้นปีใหม่ เช่นระหว่างวันที่ 16 ธันวาคม ถึง 15 มกราคม เป็นต้น ในการตรวจสอบ ผู้ตรวจสอบต้องทราบว่าใบรับสินค้าฉบับสุดท้ายในวันสิ้นปีเลขที่ใด และตามเงื่อนไขการซื้อมีสินค้าระหว่างทางรายใดบ้างที่ต้องถือเป็นรายการซื้อ ณ วันสิ้นปี ทั้งนี้เพื่อเป็นหลักฐานในการตรวจสอบเพื่อให้ได้ยอดซื้อต่อไป 
          2.5 การตรวจสอบการตัดยอดขาย 
                การตรวจสอบการขายช่วงเวลาสิ้นปี มีจุดประสงค์ทำให้ผู้ตรวจสอบทราบว่าสินค้าที่ขายในวันสิ้นปีไม่รวมอยู่เป็นสินค้าคงเหลือ ดังนั้นผู้ตรวจสอบต้องตรวจสอบว่ามีการลงรายการขายของปีอย่างถูกต้อง โดยเปรียบเทียบรายการขายกับบิลขาย ใบส่งของ และบัญชีรายละเอียดสินค้า สำหรับระยะเวลาตอนสิ้นปีต่อต้นปีใหม่ เช่นระหว่างวันที่ 16 ธันวาคม ถึง15 มกราคม เป็นต้น นอกจากนี้ในการตรวจสอบใบส่งของ ควรพิจารณาเปรียบเทียบกับรายการส่งคืนรายใหญ่ๆ ในระยะสิ้นปีต่อต้นปีด้วยเพื่อทราบว่าการลงรายการส่งคืนถูกต้องตรงกับการส่งสินค้าคืนให้บุคคลภายนอกด้วย 
          2.6 การตรวจสอบต้นทุนสินค้าที่ขาย 
                หากกิจการใช้วิธีการบัญชีสินค้าแบบ Periodic Method ความถูกต้องของต้นทุนสินค้าขึ้นอยู่กับความถูกต้องและครบถ้วนของยอดซื้อของปี และสินค้าที่ลงรายการซื้อแล้วแต่มิได้จำหน่ายไปรวมอยู่ในสินค้าคงเหลือ ณ วันสิ้นปี ผู้ตรวจสอบต้องคำนึงถึงข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้ คือ ส่วนหนึ่งของสินค้าคงเหลือสิ้นปีอาจเป็นสินค้าระหว่างทางที่เป็นรายการซื้อแล้วแต่ไม่ได้รวมให้ตรวจนับ และสินค้าที่ตรวจนับได้วันสิ้นปีอาจเป็นสินค้าที่รับฝากจากบุคคลอื่นหรือขายแล้วแต่ยังไม่ได้ส่งให้ลูกค้า หากกิจการใช้วิธีการบัญชีสินค้าแบบ Perpetual Method ต้นทุนสินค้านั้นคำนวณมาจากรายการขาย ดังนั้นโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดในต้นทุนขายมาจากการโอนบัญชีในงวดเดียวกันเช่น กิจการไม่ได้โอนต้นทุนขายในปีเดียวกันกับที่มีการขาย นอกจากวิธีข้างต้นแล้ว ผู้ตรวจสอบทำการวิเคราะห์อัตรากำไรขั้นต้นของแต่ละเดือนของปีเพื่อตรวจสอบว่ามีความเสี่ยงที่ตัวเลขต้นทุนขายไม่สัมพันธ์กับยอดขายหรือไม่ 
          2.7 การตรวจสอบความเหมาะสมของสินค้าคงเหลือ 
                การตรวจสอบความเหมาะสมโดยทั่วไป อาจใช้การเปรียบเทียบปริมาณและราคาสินค้าคงเหลือปีปัจจุบันและปีก่อน หรืออาจคำนวณอัตราหมุนเวียนของสินค้า (turnover) ในรอบปีหนึ่ง ซึ่งเป็นอัตราส่วนที่คำนวณจากการหารต้นทุนขายด้วยสินค้าหมุนเวียนของสินค้าในปีก่อน ทั้งนี้การวิเคราะห์อัตราส่วนนี้ควรแยกวิเคราะห์ตามประเภทสินค้าหรือแผนกงาน นอกจากนี้การตรวจสอบสินค้าคงเหลือ โดยทั่วไปยังรวมถึงการตรวจสอบว่ามีการประกันภัยสินค้าคงเหลือเพียงพอหรือไม่ การตรวจสอบหลักฐานจากบุคคลภายนอกว่ามีการนำสินค้าไปเป็นหลักประกันหนี้สินและมีข้อผูกพัน การซื้อขายสินค้าหรือไม่ เพื่อนำข้อมูลไปประกอบพิจารณาความเพียงพอของการเปิดเผยข้อมูลในงบการเงิน

ที่มา: www.accasa.com

ทำไมการแยกข้อมูลปีก่อน ไปเก็บต่างหากเป็นปีๆ จึงไม่สามารถออกรายงานต้นทุนที่ถูกต้อง
ตามข้อกำหนดของ IFRS (International Financial Report Standard)?

ระบบบัญชีที่สมบูรณ์แบบซึ่งรองรับการเก็บข้อมูลได้ไม่จำกัดปีนั้น สามารถ tracking ต้นทุนได้อย่างสมบูรณ์ จึงสามารถรองรับข้อกำหนดที่เข้มข้นของ IFRS ได้ ขณะที่ระบบที่เก็บข้อมูลได้จำกัดปียังต้องแก้ไขอีกมาก เพื่อให้สามารถทำตามข้อกำหนดได้
ในปัจจุบันนี้ ระบบบัญชีที่ยังไม่สมบูรณ์ มักจะแก้ปัญหาเฉพาะหน้า โดยการแนะนำให้ผู้ใช้แยกเก็บข้อมูลของปีก่อนๆเอาไว้ที่อื่นนอกฐานข้อมูลที่ใช้งานอยู่ประจำ โดยหวังว่าจะสามาถออกรายงานทางการเงินย้อนหลังได้ตามข้อกำหนดของ IFRS

แต่ในความเป็นจริงนั้น การหาทางออกแบบฉาบฉวยนี้ ไม่สามารถแก้ปัญหาต้นทุนที่ผิดพลาดในระบบได้!

 เหตุผลคืออะไร? เราจะเจาะลึกวิธีการเก็บข้อมูลทางด้านต้นทุนของระบบที่สมบูรณ์แบบเปรียบเทียบกับระบบที่ยังต้องแก้ไขให้ได้ตามข้อกำหนดของ IFRS ให้ชัดเจน โดยจะสมมุติกรณีที่ง่ายที่สุด ดังนี้

เรามาดูขั้นตอนและวิธีการทำงานของระบบรวมทั้งการเก็บตัวเลขต้นทุนของทั้ง 2 แบบดังนี้

ตารางฝั่งซ้ายมือคือระบบที่ไม่สมบูรณ์ แสดงให้เห็น flow ของตัวเลขต้นทุนที่ถูกรวบและเฉลี่ยในทุกครั้งที่ขึ้นปีใหม่ ก่อนที่ข้อมูลของปีก่อนๆจะถูกลบ ซึ่งเป็นผลกระทบมาจากการที่ระบบไม่สามารถเก็บข้อมูลข้ามปีได้ ทำให้ต้นทุนขายที่ควรเป็นแบบ FIFO กลายเป็นต้นทุนแบบ average ไปโดยไม่มีทางเลือก นำมาซึ่งความยากต่อการตรวจสอบย้อนหลังและทำให้ต้นทุนขายของรายการขายในปีปัจจุบันที่ควรมีค่าเป็น 100.00 บาท (ตามตารางด้านขวามือ) กลายเป็นต้นทุนอยู่ที่ 107.50 บาท
เมื่อข้อมูลปีปัจจุบันผิดพลาดไปแล้ว อันเป็นผลกระทบจากการล้างรายการปีก่อน แม้ว่าจะนำข้อมูลในปีก่อนๆมาออกรายงานรวมกับข้อมูลปีปัจจุบัน ก็ได้ตัวเลขต้นทุนที่ผิดพลาดอยู่นั่นเอง ดังนั้นการแก้ปัญหาที่ถูกต้องก็คือ การทำให้ระบบสามารถรองรับการเก็บข้อมูลไว้ได้นานเพียงพอต่อการประมวลผลของระบบ เพื่อให้ได้ข้อมูลที่สมบูรณ์

(ที่มา: Crystal Soft PLC)

ทำไมจึงควรเก็บข้อมูลได้มากกว่า 2 ปี ตามข้อกำหนดของ IFRS (International Financial Report Standard)?

ในอดีตที่ระบบบัญชีและ ERP ยังไม่ได้เป็น computerized อย่างสมบูรณ์นั้น การเก็บข้อมูลยังสามารถทำด้วยกระดาษและนำมาตรวจสอบได้ แต่ ณ วันนี้ โลกกำลังเข้าสู่ยุค paperless รวมทั้งแรงกดดันจากการแข่งขันลดต้นทุน แรงกดดันทางด้านการแข่งขันด้านประสิทธิภาพ และข้อเรียกร้องถึงความรับผิดชอบต่อปัญหาภาวะโลกร้อน ทำให้ภาระของระบบบัญชีและ ERP ไม่ใช่จบเพียงแค่ทำธุรกรรมด้วยระบบคอมพิวเตอร์เท่านั้น แต่ยังรวมถึง การรองรับกลยุทธ์ขององค์กร การวางแผนทั้งระยะสั้นและกลาง รวมทั้งความโปร่งใส และความรับผิดชอบต่อสังคมด้วย

ในด้านหนึ่ง การเกิดขึ้นของ IFRS จึงเป็นเสมือนกระจกสะท้อนการเปลี่ยนแปลงของมาตรฐานการดำเนินธุรกิจ มาตรฐานใหม่ที่เกิดขึ้น IFRS จึงมิใช่การกำหนดขึ้นมาจากทฤษฏีเท่านั้น แต่รวมถึงการรวบรวมปัญหาในอดีต เพื่อให้เกิดผลที่ดีกว่าอย่างแท้จริง 
เป็นที่ทราบมาก่อนแล้วว่า กรมสรรพากรกำหนดให้เก็บข้อมูลทางการบัญชีถึง 5 ปี แต่ในทางปฏิบัติ กลับมีระบบบัญชีคอมพิวเตอร์และ ERP น้อยตัวมากที่สามารถเก็บข้อมูลได้มากกว่า 1 ปี! และนำมาซึ่งปัญหาการดำเนินกิจการและการตรวจสอบ เนื่องจากระบบที่ไม่สามารถตรวจสอบได้อย่างเจาะลึก กลับเป็นจุดโหว่ของการทุจริต ทั้งระดับนโยบายและระดับปฏิบัติการได้อย่างแนบเนียน และเป็นสาเหตุหนึ่งของการเกิดวิกฤติศรัทธาด้านความโปร่งใสของกิจการระดับโลกหลายกิจการ ดังเป็นที่ทราบกันอยู่ 
ดังนั้นข้อกำหนดของ IFRS ที่ต้องการให้มีการเก็บข้อมูลแบบเจาะลึกและตรวจสอบได้ในกรอบของเวลาที่มากกว่าเดิม จึงเป็นสิ่งจำเป็นและหลีกเลี่ยงไม่ได้ และมีความเป็นไปได้ว่าในอนาคตอาจจะมีการขยายเวลาการเก็บข้อมูลให้นานกว่ามาตรฐานล่าสุดนี้เช่นกัน

สาเหตุหลักที่ทำให้การคำนวณต้นทุนผิดพลาด และ ตรวจสอบได้ยาก ดูได้จากรูป

(ที่มา: Crystal Soft PLC)

ทำบัญชีอย่างไรให้สรรพากรยอมรับได้

เป็นเรื่องที่หลีกเลี่ยงไม่ได้สำหรับการประกอบธุรกิจที่ผู้ประกอบการทุกรายจะต้องทำบัญชี ไม่เพียงแต่เฉพาะทำรายการรับเงินเข้าหรือจ่ายเงินออกเพื่อให้ทราบผลกำไรขาดทุน งบดุล หรืองบกระแสเงินสดเท่านั้น แต่ผู้ประกอบการต้องลงบัญชีให้ถูกต้อง ถูกวิธี และถูกกฎหมาย เมื่อใดที่เจ้าหน้าที่สรรพากรเข้ามาตรวจสอบจะได้ไม่ต้องวิตกกังวล เพราะมีเอกสารให้ตรวจสอบอย่างครบถ้วน

ทำบัญชีอย่างไรให้สรรพากรยอมรับได้

ผู้ประกอบการจะทำบัญชีได้อย่างถูกต้องนั้น มีผู้เชี่ยวชาญทางบัญชีเคยบอกกล่าวไว้ว่า ในเบื้องต้นผู้ทำบัญชีจะต้องมีความรู้ในธุรกิจที่ทำให้ดีเสียก่อน นอกจากนี้ ก็ต้องมีระบบบัญชีที่ดี มีเอกสารการรับเงินจ่ายเงิน สต็อกสินค้า ส่งสินค้าให้ครบถ้วนตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ กฎหมายที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ ประมวลรัษฎากร เพื่อเตรียมตัวให้พร้อมอยู่ตลอดสำหรับการเข้าตรวจสอบของสรรพากร

ประเภทธุรกิจที่แตกต่างกัน ก็จะมีรายละเอียดในการทำบัญชีแตกต่างกัน

เช่น ธุรกิจบริการ ต้องไม่ลืมที่จะคำนวนภาษีที่หัก ณ ที่จ่ายทุกครั้งที่เกิดการให้บริการ หรือธุรกิจผลิตสินค้า ต้องตีความให้ถูกต้องว่าสินค้าใดผลิตเพื่อขาย สินค้าใดรับจ้างผลิต ซึ่งจะมีการลงบัญชีแตกต่างกัน สำหรับธุรกิจนำเข้า-ส่งออก จะต้องตรวจสอบพิกัดสินค้าที่นำเข้า หรือส่งออก เพราะหากมีการลงพิกัดผิด ก็อาจจะถูกปรับเสียค่าใช้จ่ายโดยรู้เท่าไม่ถึงการณ์ ธุรกิจลีสซิ่งและเช่าซื้อ ก็ต้องแยกแยะให้ชัดเจนว่าเป็นธุรกรรมเป็นประเภทใด การซื้อขายอสังหาริมทรัพย์ หรือการให้เช่า ก็จะมีการลงบัญชีที่แตกต่างกัน

วัตถุประสงค์ของการจัดทำบัญชีสำหรับกิจการ

หลักๆ คือ เพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจในการใช้ทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจำกัด ใช้ประกอบการตัดสินใจในภาวะสำคัญ และเพื่อประกอบการพิจารณาเป้าหมายของกิจการ นอกจากนั้น การทำบัญชียังมีประโยชน์เพื่อการสั่งการ การอำนวยการ การควบคุมบุคลากร และทรัพยากรที่สำคัญขององค์กรให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และมีประสิทธิผล เพื่อให้แน่ใจว่ามีการรายงานและดำรงรักษาไว้ซึ่งทรัพยากรที่สำคัญขององค์กร และเพื่ออำนวยความสะดวกต่อการควบคุมและเพื่อหน้าที่ทางสังคม ซึ่งเจ้าของกิจการ กรรมการ ผู้ถือหุ้น ต้องตระหนักถึงการมีระบบบัญชีที่ดี

การจัดการทางบัญชีที่ดีต้องมีการจัดสายงานที่ดี มีระบบในการทำงานร่วมกัน ระบุหน้าที่รับผิดชอบที่ชัดเจน และมีการใช้กำลังคนที่เหมาะสมกับงาน มีการวางแผนและกำหนดเป้าหมาย การจูงใจให้เกิดการทำงานไปสู่เป้าหมาย เข้าใจธรรมชาติของบุคคล และมีระบบควบคุมที่มีเสถียรภาพ นักบัญชีที่ดี ต้องทำความเข้าใจกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการจัดการทางบัญชี เช่น พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ.2543 มาตรฐานการบัญชี ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ว่าด้วยการจัดการห้างหุ้นส่วนและบริษัท พระราชบัญญัติกำหนดความผิดเกี่ยวกับห้างหุ้นส่วนจดทะเบียน บริษัทจำกัด สมาคมและมูลนิธิ ประมาลรัษฎากร กฎหมาย และระเบียบที่เกี่ยวข้องอื่นๆ เช่น พ.ร.บ.โรงงาน พ.ร.บ.ภาษีโรงเรือนและที่ดิน พ.ร.บ.เครื่องหมายการค้าและลิขสิทธิ์ พ.ร.บ.หลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ พ.ร.บ.สิ่งแวดล้อม ประกาศของกรมทะเบียนการค้า และกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เป็นต้น

มาดูหน้าที่ของผู้จัดทำบัญชีกันว่า นอกจากจะต้องจัดทำบัญชีให้ถูกต้องแล้ว กรณีปกติ ผู้จัดทำบัญชีจะต้องเก็บรักษาบัญชี และเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี กรณีเลิกกิจการ ก็ต้องเก็บเอกสารจนกว่าจะส่งมอบให้สารวัตรบัญชีและสารวัตรบัญชีเก็บไว้อย่างน้อยอีก 5 ปี (ส่งมอบภายใน 90 วันขยายได้ถึง 180 วัน) กรณีถูกตรวจสอบ อธิบดีมีอำนาจกำหนดให้เก็บเกิน 5 ปีแต่ไม่เกิน 7 ปี ส่วนผู้ทำบัญชี จะต้องมีคุณสมบัติโดยเป็นผู้มีภูมิลำเนาในราชอาณาจักรไทย มีความรู้ภาษาไทย ไม่เคยต้องโทษจำคุกในความผิดตามกฎหมายบัญชี/สอบบัญชี เว้นแต่พ้นโทษมาแล้วไม่น้อยกว่า 3 ปี มีคุณวุฒิการศึกษา ไม่ต่ำกว่าปริญญาตรีทางการบัญชี / สอบบัญชีหรือเทียบเท่า เข้าอบรมพัฒนาวิชาชีพต่อเนื่อง อบรม 3 ปี 27 ชั่วโมง (เนื้อหาเกี่ยวกับบัญชีไม่น้อยกว่า 18 ชั่วโมง แต่ละปีต้องเข้ารับการอบรมพัฒนาความรู้อย่างต่อเนื่องทางวิชาชีพไม่น้อยกว่า 6 ชั่วโมง) และต้องแจ้งรายละเอียดการอบรมตามแบบ ส.บช. 7 ต่ออธิบดีภายใน 60 วัน นับแต่วันสิ้นปีปฏิทินของทุกปี 

ที่มา: cpaccount.net